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salta al contenuto giuristainformatico ius nostrum infortiatum est recupero allegati da una casella di posta elettronica certificata cessata gaia sottopone a giuristainformatico il seguente quesito. l’argomento è la possibilità di recuperare gli allegati di una pec ormai cessata. si trattava di una pec del dominio di un ente pubblico, intestata a gaia. la glossa si deve premettere che quanto di seguito riferito non riguarda solo la pubblica amministrazione, ma anche i rapporti tra privati, nei quali possono essere impiegati – se compatibili – gli strumenti informatici disciplinati dal cad, dai regolamenti tecnici, dalle linee guida, etc. la pec è documento informatico si giunge a tale affermazione considerando che, secondo la definizione di legge, anche un messaggio di posta elettronica certificata è “documento informatico” , in quanto si tratta senz’altro di “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. l’art. 1, lettera v-bis), del cad definisce la posta elettronica certificata come “sistema di comunicazione in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi”. l’art. 1, lettera f), del dpr 68/2005 chiarisce che un messaggio di posta elettronica certificata è “un documento informatico composto dal testo del messaggio, dai dati di certificazione e dagli eventuali documenti informatici allegati”. in merito, è appena il caso di riferire sulla diffusa ma errata convinzione che solo il formato pdf sia idoneo a formare documenti digitali giuridicamente rilevanti. il codice dell’amministrazione digitale (decreto legislativo n. 82 del 7 marzo 2005) adotta la sopra riportata definizione di documento informatico per significare che è informatico ogni atto che abbia le caratteristiche minime indicate dal cad stesso (e da altre norme); sono, dunque, documenti informatici anche le email (certificate e no), i database , i file testo contenenti dati e predisposti sulla base di un tracciato record preventivamente reso noto e condiviso, etc. anche per la pec, come per gli altri documenti informatici, può essere obbligatoria o necessaria la conservazione secondo le regole tecniche ricondotta anche la pec nell’ambito dei documenti informatici, si deve convenire sul fatto che ad essa vanno applicate le attuali regole tecniche che impongono, affinché ne sia garantito il valore legale nel tempo, il rispetto delle caratteristiche di paternità, di autenticità, di integrità, di affidabilità, di leggibilità e di immodificabilità. tali caratteristiche possono essere assicurate nel tempo solo ed esclusivamente attraverso un processo di conservazione a norma di legge. si legga, in merito, l’art. 3 del dpcm del 13 novembre del 2014 recante le “regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni […]”, nel quale si rileva che il documento informatico è formato mediante diverse modalità tra le quali l’acquisizione per via telematica. quando si produce o si riceve un documento informatico del quale è necessario garantire il valore legale nel tempo, è necessario valutarne le modalità di conservazione, in coerenza con il dpcm del 3 dicembre del 2013, recante le “regole tecniche in materia di sistemi di conservazione […]”, e con le “linee guida sulla conservazione dei documenti informatici”, pubblicate dall’agid. l’obbligo di conservazione a norma dei documenti informatici è finalizzato, tra l’altro, a salvaguardare diritti soggettivi e interessi legittimi, anche per finalità amministrative e per garantire il diritto di accesso. la pec, in quanto documento di natura informatica, va, in linea generale, conservata. in alcuni casi, la conservazione non è solo opportuna per garantire il valore legale nel tempo, ma è comunque obbligatoria: l’art. 43 del codice dell’amministrazione digitale stabilisce che i documenti informatici di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento sono conservati “in modo permanente con modalità digitali” nel rispetto delle regole tecniche. l’aggettivo “permanente” deve leggersi in correlazione con le disposizioni di legge che impongono la conservazione fissandone la durata oppure con le necessità probatorie di soggetti titolari di diritti soggettivi o interessi legittimi . obbligo di conservazione della pec per le imprese ipotesi alle quali è riferibile l’art. 43 del cad sono quelle individuate dall’art. 2220 del codice civile, che impone che i documenti e le scritture contabili siano conservati per dieci anni, e dall’art. 2214, che impone di “conservare ordinatamente per ciascun affare” la corrispondenza ricevuta e spedita oltre alle fatture e alle scritture contabili. obbligo di conservazione della pec per le pubbliche amministrazioni per le pubbliche amministrazioni, che sono tenute all’esibizione dei documenti a fini procedimentali e anche in sede di accesso agli atti, l’obbligo di conservazione della pec discende dallo stesso codice dell’amministrazione digitale (artt. 2, 20 e il cit. 43). obbligo di conservazione della pec per i liberi professionisti per i professionisti e per le imprese, qualora le pec abbiano contenuti a rilevanza fiscale, l’obbligo di conservazione delle pec è sancito dal dmef 17 giugno 2014. quali comunicazioni di posta elettronica certificata devono essere conservate è opportuno, a questo punto, individuare quale tra le comunicazioni correlate con l’invio o la ricezione di una pec sia sufficiente conservare. delle pec spedite basta conservare la “ricevuta di consegna completa”, che contiene tutti gli elementi atti a garantire la conservazione nel tempo, cioè il messaggio inviato, la ricevuta, la firma elettronica e il file daticert.xml, il quale incorpora tutte le informazioni tecniche necessarie (identificativo del messaggio, stato della consegna, chi ha spedito, etc.). delle pec in entrata è possibile, giocoforza, conservare soltanto il messaggio ricevuto. senza voler entrare nel dettaglio tecnico, i messaggi di posta elettronica o di posta elettronica certificata possono essere esportati come file in formati noti e condivisi (eml, msg), da conservare secondo le regole tecniche. le conclusioni chiarito che è opportuno e talvolta obbligatorio per legge conservare anche i messaggi di posta elettronica certificata, va approfondito un altro aspetto del quesito posto da gaia, il quale riguarda l’individuazione del soggetto che avrebbe dovuto provvedere a conservare la posta elettronica certificata a lei intestata. avrebbe dovuto provvedervi il provider del servizio (1), l’ente certificatore (2), l’amministrazione (3) che ha fornito la pec o la stessa gaia in quanto utilizzatrice (4) della casella di posta certificata? non esiste un obbligo specifico in capo al fornitore del servizio (gestore), che è tenuto per legge a conservare solo un registro delle pec ( log delle operazioni svolte) per 30 mesi; tale obbligo, tuttavia, potrebbe discendere da quanto diversamente statuito dai rapporti contrattuali. anche l’ente certificatore non ha alcun obbligo in relazione alla conservazione dei messaggi pec . al contrario, si può ipotizzare che una responsabilità in merito gravi sull’ente pubblico o privato, quando il servizio è acquisito per i propri funzionari ; si tratterebbe, invero, dell’obbligo di mettere a disposizione degli utilizzatori finali gli strumenti tecnici e le modalità operative affinché i funzionari stessi possano provvedere alla conservazione dei documenti, se obbligatoria o necessaria. pur con la precisazione di cui al capoverso precedente, è chiaro che il titolare della pec, anche per il tramite di un mero utilizzatore, dovrebbe richiedere o provvedere direttamente ad attivare idonee procedure di conservazione dei messaggi dei quali deve essere garantito il valore legale nel tempo, se obbligatorio o necessario. in merito al

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Domain Name: GIURISTAINFORMATICO.INFO
Registry Domain ID: D503300000128345874-LRMS
Registrar WHOIS Server:
Registrar URL: www.tucows.com
Updated Date: 2019-07-28T04:08:07Z
Creation Date: 2018-07-24T14:06:35Z
Registry Expiry Date: 2020-07-24T14:06:35Z
Registrar Registration Expiration Date:
Registrar: Tucows Domains Inc.
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Reseller:
Domain Status: clientTransferProhibited https://icann.org/epp#clientTransferProhibited
Domain Status: clientUpdateProhibited https://icann.org/epp#clientUpdateProhibited
Domain Status: autoRenewPeriod https://icann.org/epp#autoRenewPeriod
Registrant Organization: Contact Privacy Inc. Customer 0152202439
Registrant State/Province: ON
Registrant Country: CA
Name Server: NS1.RENEWYOURNAME.NET
Name Server: NS2.RENEWYOURNAME.NET
DNSSEC: unsigned
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For more information on Whois status codes, please visit https://icann.org/epp

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  REGISTRAR Afilias Global Registry Services

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  SERVER info.whois-servers.net

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  PORT 43

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  HANDLE D503300000128345874-LRMS

  CREATED 2018-07-24

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